Biblioteka Narodowa rekomenduje bibliotekom organizację wydarzeń na świeżym powietrzu oraz w przestrzeniach zamkniętych tylko w tych miejscowościach, w których nie ma przypadków zakażeń koronawirusem lub liczba ich wyraźnie spada. Obowiązują wówczas zasady reżimu sanitarnego określone w przepisach. Wciąż preferowane jest organizowanie wydarzeń w formie on-line.
Wytyczne dla organizatorów imprez kulturalnych i rozrywkowych w trakcie epidemii w Polsce obejmujące:
- wewnętrzne zasady organizatora wydarzenia
- zasady pracy artystycznej i wykonawczej
- politykę informacyjną dla uczestników wydarzeń
- zasady organizacji widowni
- zasady bezpieczeństwa na terenie wydarzenia
- prowadzenie działalności gastronomicznej i handlowej podczas wydarzenia
- dodatkowe procedury dla imprez plenerowych
- procedury postępowania w przypadku potwierdzenia zakażenia wirusem SARS-CoV-2 uczestnika lub obsługi wydarzenia
przedstawili Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego, Ministerstwo Rozwoju oraz Główny Inspektor Sanitarny. Biblioteka Narodowa również rekomenduje ich wdrożenie. Określenie szczegółowych procedur związanych z zapewnieniem ochrony zdrowia pracowników i uczestników podczas wydarzeń należą do dyrektora danej instytucji.
Jednocześnie przypominamy, że zgodnie z obowiązującymi przepisami obowiązuje zakaz zgromadzeń oraz imprez powyżej 150 osób. Przy organizacji wydarzenia bezwzględnie należy wdrożyć zasady reżimu sanitarnego oraz zapewnić dodatkowe środki bezpieczeństwa. Warto na bieżąco sprawdzać aktualizowane przez sanepid rekomendacje, gdzie ze względu na sytuację epidemiologiczną zgromadzenia lub inne wydarzenia plenerowe nie powinny się odbywać. Ostateczna decyzja należy jednak do właściwej jednostki samorządu terytorialnego.
Przy zapewnieniu innych usług związanych z organizacją wydarzenia, np. cateringowych, należy wdrożyć obowiązujące w tym zakresie przepisy oraz stosować zalecenia odpowiednio dla funkcjonowania poszczególnych branż.
Podczas wydarzeń organizowanych w otwartej przestrzeni uczestnicy nie muszą zasłaniać nosa i ust pod warunkiem zachowania 2-metrowego odstępu od innych. Należy zachować szczególną ostrożność w kontaktach z innymi. Z obowiązku utrzymania 2-metrowego dystansu społecznego wyłączeni są rodzice z dziećmi wymagającymi opieki (do 13. roku życia), osoby wspólnie mieszkające, osoby niepełnosprawne, osoby, które zasłaniają usta i nos. Pracownicy organizatora i obsługi wydarzenia mają obowiązek używania środków ochrony osobistej (tj. rękawiczek, maseczek lub przyłbic ochronnych, również muszą mieć dostęp do płynów dezynfekujących). W sytuacji stwierdzenia zakażenia koronawirusem pracowników organizatora wydarzenia lub uczestnika należy bezzwłocznie wdrożyć procedury przewidziane przez GIS.
Biblioteka Narodowa zaleca stworzenie regulaminu wydarzenia i zobowiązanie wszystkich biorących udział w pracach (pracownicy organizatora i obsługi wydarzenia, wolontariusze itd.) do zapoznania się z wytycznymi i procedurami i przestrzegania zasad przez podpisanie regulaminu. Dodatkowo, zaleca się by regulamin był załącznikiem do podpisywanych umów z kontrahentami lub współpracownikami. Treść regulaminu wydarzenia powinna być dostępna dla uczestników w widocznym miejscu lub opublikowana w kanałach informacyjnych.
Biblioteki mogą świadczyć usługi z zakresu wynajmu sal widowiskowych pod warunkiem przestrzegania przepisów sanitarnych ogłoszonych w czasie epidemii na takich samych zasadach jak inne instytucje i podmioty gospodarcze.
Organizacja prób i ćwiczeń przy związanych z przygotowaniem wydarzeń przez m.in. instytucje kultury została umożliwiona już w III etapie znoszenia obostrzeń zwianych z COVID-19. Na stronie internetowej MKiDN zostały zamieszczone również wytyczne dotyczące prowadzenia zajęć artystycznych z zakresu edukacji artystycznej i kulturowej w otwartych przestrzeniach oraz w obiektach zamkniętych.
